Vous avez configuré Commslayer et l'avez testé. C'est aujourd'hui que vous arrêtez d'utiliser votre ancien service d'assistance pour commencer à traiter chaque ticket ici.
Quand le faire
Choisissez une journée calme. Quelques éléments facilitent la tâche :
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En milieu de semaine, le matin. Il est préférable d'avoir un volume plus faible afin de ne manquer aucun ticket important. Nous vous déconseillons d'effectuer la transition le vendredi après-midi avant le week-end.
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Pas pendant une période de soldes ou de forte activité. BFCM, lancement de produit, grande campagne.
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Une fois votre importation terminée et toutes les étapes précédentes de la configuration effectuées.
Avant de basculer
Parcourez cette liste. S'il manque quelque chose, corrigez-le avant d'aller plus loin.
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Votre migration a terminé son importation
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Tous les agents sont invités et ont configuré leurs signatures
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Les automatisations sont reconstruites et révisées (les réponses automatiques se trouvent ici)
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Les réponses préenregistrées sont correctement formatées
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Les heures d'ouverture sont activées (si vous les utilisez)
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Messages de test envoyés et reçus via vos canaux connectés
La transition
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Continuez à répondre dans votre ancien service d'assistance jusqu'à ce que vous soyez prêt pour le basculement.
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Relancez l'outil de migration une dernière fois pour récupérer tout ce qui est arrivé depuis votre première importation.
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Activez le transfert d'e-mails vers Commslayer. Envoyez un e-mail de test vers Commslayer et répondez-y depuis Commslayer, puis confirmez que les deux arrivent correctement avant de continuer.
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Désactivez le transfert d'e-mails vers votre ancien service d'assistance.
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Activez votre formulaire de contact.
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Activez le widget de chat sur votre boutique.
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Traitez tous les nouveaux tickets dans Commslayer à partir de ce moment.
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Répondez à vos tickets ouverts et résolvez-les dans l'ancien service d'assistance, puis laissez-le en lecture seule pendant quelques semaines au cas où vous auriez besoin de consulter quelque chose. Tout l'historique des conversations sera prêt dans Commslayer.
⚠️ Si vous utilisez Gmail, nous vous déconseillons de le garder connecté à Commslayer et à votre ancien service d'assistance en même temps pendant plus de 2-3 heures. Gmail limite l'envoi et vous rencontrerez des problèmes. Utilisez plutôt le transfert.
Réponses envoyées depuis votre ancien service d'assistance pendant la transition
Elles parviendront toujours à vos clients. Ce qui se passe ensuite dépend de votre configuration :
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Si le regroupement des e-mails (threading) ramène la conversation, vous verrez la réponse dans Commslayer
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Si votre boîte de réception est connectée directement, la réponse peut atterrir dans l'ancien service d'assistance, mais Commslayer reprend le fil
Pourquoi vous ne pouvez pas utiliser les deux en même temps
Si les deux services d'assistance traitent les nouveaux tickets, chacun pense qu'il est responsable. Vous obtenez des réponses en double et des clients confus. Gardez la période de chevauchement courte — assez longue pour attraper les tickets en cours, pas assez longue pour y répondre en double.
Une fois la transition effectuée
Envoyez des e-mails de test vers et depuis Commslayer pour confirmer qu'ils arrivent correctement.
Surveillez votre boîte de réception pendant les premières heures. Vérifiez que les réponses sont envoyées avec le bon nom d'expéditeur et que rien ne reste sans affectation.
Des questions ? Envoyez un message à karri@commslayer.com